رابعا: تحديد الخيارات البديلة.
عند اتخاذك القرار قد تميل إلى:
الخيار الأكثر سهولة ووضوحاً.
ولكن الحل الأمثل:
قد لا يكون بارزاً أمامك في كل الأحوال.
لذا عليك:
أن تتعلم الغوص وراء الأمور لاكتشاف الحلول المثلى بطرق وأفكار مبتكرة.
1- ذكر الخيارات.
إن عملية اتخاذ القرار المنهجية تكمن بذكر كل التصرفات المحتملة والمتاحة ، ويمكن فعل ذلك بطريقة عقلانية عند وضوح الهدف من القرار أو تحديد معايير محددة للقرار.
وعند البحث عن الخيارات لأي قرار:
فإن عقلك سيقع في شرك الأفكار الثابتة ، لذا أطلق العنان لعقلك ليسبح في الخيال الواسع لإيجاد الخيارات ، ومن ثم اختيار الخيار الملائم لقرارك.
2- الطريقة الإبداعية.
التفكير بطريقة إبداعية هو:
تقنية أساسية لتوليد حلول جديدة بطرق غير مألوفة يستخدم فيها الخيال على نطاق واسع.
والتفكير الإبداعي هو عكس التفكير المنطقي المعتمد عند كثير من المدراء ، هنا أمور تتعلق بالإبداع:
أ- الإبداع موهبة يملكها كل الناس بنسب متفاوتة.
ب- يمكن تعلم توليد الأفكار الجديدة وغير المسبوقة.
ج- يمكن التفكير الإبداعي بطريقة عقلانية لتوليد أفكار علمية وملائمة.
د- يقوم المدراء بتشجيع الآخرين لتوليد الأفكار الجديدة ، وليس شرطاً أن يكونوا هم مبدعين.
ه- الإبداع ليس حكراً على الأذكياء ، بل كل منا يمكن أن يكون مبدعاً متى ما أتيحت له الفرصة.
3- تقنيات لاتخاذ قرار إبداعي.
في كثير من المنظمات تستخدم تقنيات لاتخاذ القرارات الإبداعية أو حل المشاكل ، وهذه التقنيات هي:
أولاً: تقنية ابتكار الأفكار.
صدور الأحكام قبل الأوان يعوق عملية الإبداع ، إن اعتياد النظر إلى الأمور بطريقة معينة يجعلنا نخفق في إدراك الخيارات البديلة.
إن الهدف الأساسي من ابتكار الأفكار هو:
السماح لمخيلتك بالانطلاق بحرية وكسر قوالب التفكير المقيد والمحدود.
وهناك قواعد لإبتكار الأفكار، وهي:
1- تحديد قائد لحلقة النقاش ويشرح المشكلة.
2- يشجع القائد المشاركين على طرح الأفكار المتعلقة بالمشكلة.
3- يدون كاتب الحلقة كل ما قاله المشاركون.
4- تحظر جميع المقاطعات لأنها تعترض تدفق الأفكار.
5- بعد الانتهاء من الحلقة تصنف هذه الأفكار وتقيم، وتوضع لائحة بالأفكار الأكثر ملاءمة.
ثانياً: تقنية كتابة الأفكار.
هذه التقنية شبيهة بالتقنية السابقة ، إلا أنها تختلف عنها في أن:
المشاركين يقومون بتدوين أفكارهم على أوراق بدلاً من تسجيلها على لائحة مشتركة.
ومن ثم:
توضع في مكان مخصص لها في وسط الطاولة.
بعد ذلك:
تنتقل المجموعة إلى مناقشة الأفكار المدونة بنفس طريقة تقنية ابتكار الأفكار.
ثالثاً: تقنية تنظيم العقل ( خرائط العقل ).
تعتمد هذه التقنية على:
البحث العلمي للدماغ ، والذي يربط المعلومات بالصور والكلمات والألوان بالأفكار.
تشمل:
جهتي الدماغ الجهة اليسرى المنطقية ، والجهة اليمنى التخيلية.
تتولد المعلومات على شكل يعكس طريقة عمل الدماغ ، بحيث تظهر الأفكار في شكل صور ملونة وكلمات مفتاحية نابعة من موضوع مركزي.
إن هذه الطريقة تسمح لدماغك:
باستيعاب مجموعة كاملة من المعلومات المترابطة فيما بينها ، مستعملة الصور والألوان لإضفاء الإبداع الحيوي على عملية اتخاذ القرار.
رابعاً: تقنية التفكير الجانبي.
تعتمد هذه التقنية على التفكير الجانبي بدلاً من التفكير العمودي التقليدي.
وهناك طريقتان للتفكير الجانبي هما:
أ- التحقق من الافتراضات:
وهذه التقنية تتيح إلقاء نظرة انتقادية على الافتراضات غير الصالحة.
ويمكن تحديدها فيما يلي:
1- الفكرة المسيطرة:
توجيه كامل الفكرة إلى المشكلة.
2- العناصر المطوقة:
وهي عناصر تربطك بمجرى معين من العمل ، وقد تكون عناصر تافهة.
3- العناصر المستقطبة:
وهي قيود مستقطبة يفصل بينها إما / أو ، وترفض الحلول الوسطية.
4- الحدود:
إنها تشكل الإطار الذي يفترض أن تعالج ضمنه المشكلة.
5- الافتراضات:
إنها حجارة الأساس التي أنشأت الحدود والقيود بافتراضات ينبغي التحقق من واقعيتها.
إن تحديد القيود السابقة منطقياً يسهل عملية التعامل معها بسلام.
ب- ست قبعات تفكير:
هذه التقنية تساعد الأشخاص في التفكير على نحو إبداعي عند مواجهة قرارات حاسمة.
وهذه القبعات هي:
1- القبعة البيضاء:
تتعلق بالمعلومات والبيانات ، بحيث يركز صاحب هذه القبعة على جمع المعلومات المطلوبة للقرار.
2- القبعة الحمراء:
تهتم بالمشاعر والحدس والعواطف ، بحيث يركز صاحب هذه القبعة على المشاعر والأحاسيس دون الحاجة إلى تبريرها.
3- القبعة السوداء:
تهتم بشأن التحذير والحكم الانتقادي ، يركز صاحب هذه القبعة على تفادي ارتكاب الأخطاء السخيفة.
4- القبعة الصفراء:
تهتم بالتفاؤل والمواقف الإيجابية ، يركز صاحب هذه القبعة على الفوائد وسبل نجاح الأفكار.
5- القبعة الخضراء:
تهتم بالجهد الإبداعي والبحث عن أفكار جديدة ، يركز صاحب هذه القبعة على تشجيع الأفكار والبدائل الجديدة.
6- القبعة الزرقاء:
تهتم بتنظيم عملية التفكير الإبداعي ، يركز صاحب هذه القبعة على تنظيم عملية التفكير وتصبح أكثر إنتاجية.
هذه القبعات الست: تصف نوع سلوك التفكير الذي قد يكون ملائماً لتوليد الأفكار، وتحريك المناقشة واتخاذ القرارات.خامسا: الانتقاء بين الخيارات.
هذه المرحلة هي:
أهم مراحل اتخاذ القرار ، وهي تقييم الخيارات المتاحة للقرار ومن ثم اختيار الخيار الأفضل ، بيد أن هذا الاختيار يقع تحت تأثير مفاهيمك وقيمك وآرائك ، إضافة لكيفية انتقاء الخيار عن طريق التصويت أو التفاوض أو التوصل إلى تفاهم.
1- تقييم الخيارات.
عملية تقييم الخيارات المتاحة واختيار أفضلها ملاءمة هي:
التي من خلالها سوف تتخذ قرارك.
إن القرارات الروتينية قد تتخذها من واقع الخبرة أو الفطرة السليمة أو المنصب ، بينما هناك قرارات أكثر جدلاً وصعوبة ، والتي تؤثر في العمل تتطلب طرق تقييم أكثر منهجية والتي منها:
1- الملاءمة:
يمكنك تقييم ملاءمة خيار ما من خلال:
أ- المهارات الضرورية لتنفيذه:
وهذه المهارات تتعلق بك كمسؤول ، أو مهارات من ترؤوسهم من موظفين للتأقلم مع عواقب قرار محدد.
ب- تأثيره في قدرة العمل:
أي قرار تتخذه له تأثير على كمية الموارد البشرية والمادية والتي يُتطلب منك أن تكون على دراية بها.
ج- الشروط المالية المطلوبة:
يجب على المنظمات أن تأخذ بالحسبان التكاليف المالية لكل قرار سيتخذ حتى يترك لها قضية تحمل قبول أي قرار أو رفضه.
2- المقبولية:
تكمن مقبولية الخيار على مدى إتمامه الأهداف الأصلية للقرار وتلبيته معظم المعايير المرغوبة.
3- المخاطر:
لعل الطرق الأكثر فاعلية في تحليل المخاطر هي تقييم أسوأ نتيجة ممكنة للخيار ، وهذا ما يعرف بـ " بتقييم الخطر النازل ".
فإذا كان:
لديك القدرة على تحمل أسوأ النتائج الممكنة للخيار ( الخطر النازل ) فيمكنك الانطلاق.
أما إذا كان:
الجواب " لا " عند ذلك يمكنك رفض ذلك الخيار والبحث عن خيار آخر لديك القدرة على تحمله.
2- مفاهيم شخصية.
لا يمكن عزل مفاهيمنا وقيمنا عن أي قرار نتخذه ، وتنشأ المشاكل في كون كل منا له مفاهيمه وقيمه ورؤيته للعالم الخاصة به ، فتتأثر قراراتنا بعدة أمور وهي:
1- خبراتنا وذكاؤنا.
2- قيمنا ومعتقداتنا.
3- شخصيتنا واهتماماتنا.
4- طموحاتنا وتوقعاتنا.
لذا حتى تحصل على قرار أكثر موضوعية ، عليك أن تدرك الآليات التي تستخدمها لإعطاء حكم على المعلومات التي جمعتها.
3- القيم.
تتكون القيم من المعتقدات وتنشأ المعتقدات من:
1- البيئة:
سواء كانت الماضية أو الحاضرة.
2- الخبرة:
كانت سواء نجاحاً أو إخفاقاً حدث لك.
فعندما:
ينشأ المعتقد بشأن مجال معين ، تبدأ القيم بالظهور.
وعندما تصبح:
هذه القيم قائمة وتعمل بقوة سوف تؤثر في أحكامنا وقراراتنا ، أيضاً تساعدنا هذه القيم والمعتقدات في تحديد نشاطاتنا وأولوياتنا.
4- تحديد الخيار الأفضل.
هذه الخطوة تقضي:
بانتقاء الخيار الأفضل من بين الخيارات العديدة التي أنشأتها وقيمتها.
وهناك عدة تقنيات تساعدك على ذلك منها:
1- الحجج المؤيدة والحجج المعارضة:
تعتبر من أكثر الطرق المستخدمة للتوصل إلى قرار ما ، وتشمل ذكر الفوائد والمحاسن والعوائق والمساوئ لكل خيار ، ومن ثم اختيار الخيار الأكثر عدداً من الفوائد ، أو هو عمل موازنة بين الخيارات واختيار الخيار الأكثر إيجابية.
2- الإجماع:
ونحصل على هذه الطريقة عبر استمرار التواصل مع فريق العمل حتى التوصل إلى قرار مجمع ومتفق عليه.
غير أن هناك شروطاً لنجاح هذه الطريقة هي:
أ- أن يكون الجميع صادقاً في مشاعره وآرائه.
ب- يفترض أن الجميع عبروا عما يفكرون فيه.
ج- شعور الجميع أن القرار اتخذ نتيجة لنقاشات ملائمة واتفاق شامل.
3- التصويت:
تأتي هذه الطريقة عندما يصعب التوصل إلى إجماع لقرار محدد ، بشرط أن يلتزم الجميع بنتيجة التصويت، عند ذلك يمكن اعتماد هذه الطريقة.
4- جمع الآراء:
كما سبق شرحه عن طريق حلقة ابتكار الأفكار وجمع الأفكار أو الآراء على شكل فئات أو مجموعات من دون فقدان أي منها ، ومن ثم تأتي مناقشتها وتقييمها بواسطة إحدى تقنيات التقييم.
5- التفاوض:
التفاوض هو:
طريقة للتوصل إلى تسوية أو نتيجة يمكن اعتمادها عند قبول الأطراف المتفاوضة لها.
فالتفاوض يعني أن كلا الفريقين يشعر بالفوز وتحقيق مكاسب له.
5- القرار ومراقبته.
لا يعني اتخاذ القرار انتهاء العملية ، بل عليك التأكد من أن الأمور تجري كما توقعت ، وذلك بمراقبة آثار القرار بعد تنفيذه.
إن مراقبتك لآثار قرارك:
تتيح لك فرصة التعلم من أخطائك ومن نجاحك، فقوى اتخاذ القرار تزداد مع الخبرة والممارسة الفعالة في اتخاذ القرارات.
إذا تبين لك:
أن القرار الذي اتخذته خطأ ، فلا يحسن أن تلم نفسك ، فكلنا معرضون لاتخاذ قرارات خاطئة في بعض الأحيان، عند ذلك كن مستعداً للاعتراف بالخطأ والاستعداد لتغيير القرار إذا لم يفلح.
وأخيراً:
لا تخش طلب المساعدة والنصيحة ممن حولك ، فتحمل المسؤولية مهمة موحشة ومكلفة في بعض الأوقات ، لذا عليك البحث عن الأشخاص القادرين على دعمك حين تسير الأمور في المسار الخطأ.
*****************************
المصدر:
كتاب: فن اتخاذ القرارات الصائبة.
تأليف: Jane Smith
الناشر: الدار العربية للعلوم.
موضوع: فن اتخاذ القرارات الصائبة 
الثلاثاء ديسمبر 22, 2009 9:12 pm